ECM
Úvod  >  Produkty  >  ECM
Share |
pošli na vybrali.sme.sk pošli do vybrali.sme.sk


ECM - Enterprise Content Management

Produkty a riešenia pre efektívnu prácu s papierovými  a  elektronickými  dokumentmi podporujúce kompletný životný cyklus  dokumentu v podniku ( kategorizáciu, obeh, schvaľovanie, archiváciu).
Slovakodata a.s. v rámci portfólia produktov pre oblasti ECM ponúka dve alternatívne riešenia:
 

  • Riešenia založené na produktoch spoločnosti OpenText
  • Riešenia založené na Open Source platforme Alfresco

 

Riešenia založené na produktoch spoločnosti OpenText



Archivácia dát v prostredí systému SAP


Riešenie založené na produktoch spoločnosti OpenText slúži k bezpečnej a jednoduchej archivácii nadmerného množstva dát a tlačových zostáv z databázy SAP. Riešenie umožňuje archiváciu historických dát z databázy SAP bez toho, aby tým bola narušená funkcionalita systému. Staršie údaje, ktoré už nie sú súčasťou každodenného spracovania, sú prostredníctvom archivačných objektov uložené do archívnych súborov, potom z databázy konzistentne odstránené a uložené do archívu. I po ich archivácii sú však dostupné v rámci SAP, takže užívatelia majú k archivovaným dátam trvalý prístup.

Správa dokumentov v prostredí systému SAP


Riešenie na platforme OpenText umožňuje efektívne spravovať dokumenty v prostredí systému SAP. Riešenie OpenText je plne certifikované pre integráciu so SAP. Autorizovaní užívatelia môžu pristupovať k dokumentom priamo z prostredia aplikácie SAP, prostredníctvom štandardného SAP GUI. Ku zdieľaniu jednotlivých dokumentov s ostatnými pracovníkmi je možno použiť štandardný intranetový prehliadač. Aplikácia OpenText (Open Text DocuLink for SAP Solutions) umožňuje rýchly a intuitívny prístup k SAP dátam a dokumentom pomocou štruktúrovaných zložiek nezávislých na moduloch SAP, účelnú správu ako skenovaných, tak i ostatných dokumentov v systéme a súčasne integruje a sprístupňuje SAP i non SAP dokumenty (t.j. dokumenty v SAP neštruktúrované). Dokumenty je možné veľmi flexibilne organizovať do hierarchickej štruktúry, ktorá pripomína adresárovú štruktúru. Jednotlivé adresáre a ich obsah sú plne konfigurovateľné.

Process Management a Workflow


Riešenie OpenText tiež obsahuje komplexný nástroj pre riadenie a správu vnútropodnikových procesov - EPS (Enterprise Process Services). Účelom nasadenia tohto riešenia v spoločnosti je presná definícia a vyššia transparentnosť tokov práce, rýchlejšia a kvalitnejšia odpoveď na úlohy určené pracovníkom. Podstatou celého systému je algoritmizovaný podnikový proces. Súčasťou systému je i grafický nástroj umožňujúci jednoduché definovanie a prehľadné grafické modelovanie procesov v podniku. Systém tak zabezpečuje sled krokov, aktivít a činností užívateľa v súlade s požiadavkami obchodného modelu a firemnej praxe. Samozrejmosťou je možnosť monitorovať priebeh všetkých inštancií procesov.
Vďaka tomu je možné pohodlne zistiť, kto, kedy a akú pracovnú úlohu splnil, u koho plnenie viazne, kto zadal a ako zmenil hodnoty vo formulári a pod. Priebeh všetkých procesov spolu s pridruženými dokumentmi je automaticky zaznamenávaný a môže byť archivovaný na archívny server, takže každá akcia užívateľa nad pracovnou úlohou je uložená a následne dohľadateľná i pre prípadný audit.
Tok informácií je užívateľom prístupný prostredníctvom štandardných nástrojov v prostredí MS Outlook, podnikového portálu alebo bežného intranetového prehliadača (záleží od typu použitého process managera). Ďalšou výhodou EPS je možnosť integrácie so SAP Workflow pomocou štandardizovaného rozhrania Wf-XML. Uvedené rozhranie zabezpečuje transparentné spojenie workflow systémov, čo umožňuje spracovávať jednotlivé kroky procesu v prostredí SAP alebo EPS, podľa potrieb zákazníka a výhodnosti použitia jedného alebo druhého prostredia.

Prínosy zo zavedenia ECM systému OpenText


  • je to komplexný systém (pokrýva všetky dokumentačné potreby podniku)
  • ochrana investície zákazníka (permanentný vývoj dodávaných SW produktov)
  • zvýšenie výkonu systému SAP po jeho odľahčení od neaktuálnych dát
  • jednoduchá rozšíriteľnosť
  • podpora všetkých známych druhov elektronických formátov
  • zníženie nárokov na permanentný rast HW kapacít
  • zníženie nákladov na priestory archívov a ich personálne a technické vybavenie
  • bezpečnosť a spoľahlivosť archivácie dá
  • nasadenie bez nutnosti doprogramovania, úpravy sa robia customizáciou
  • dodržovanie svetových štandardov
  • ergonomické riešenie (SAP užívateľ pracuje iba so SAP GUI, ostatní užívatelia s intranetovým prehliadačom)
  • aplikácia odskúšaného know-how svetového lídra
  • rýchly prístup k historickým dátam priamo zo systému SAP 
  • zdieľanie dokumentov v rámci pracovných skupín
  • racionalizácia informačného toku a toku dokladov
  • realizácia jednotlivých procesov naprieč všetkými systémami je pod časovou a obsahovou kontrolou managementu
  • Workflow je základ pre procesné riadenie podniku a procesnú optimalizáciu
  • podstatná redukcia rutinných prác  a zamedzenie dokumentačného turizmu
  • časové úspory pri vyhľadávaní a kompletovaní dokumentov a dát týkajúcich sa definovanej historickej udalosti
  • skrátenie času spracovania dokumentov má pozitívny dopad na ekonomiku podniku (dopad na kvalitu rozhodovania, cash flow a pod.)
  • transparentnosť dokumentácie a procesu schvaľovania (personálna adresnosť)
  • konzistentnosť dokumentácie a informácií, zdieľanie know-how

 

Riešenia založené na Open Source platforme Alfresco


Open Source ECM alternatíva Alfresco predstavuje modernú, rýchlo implementovateľnú a ergonomicky príjemnú ECM platformu  pre efektívnu manipuláciu s dokumentom, archiváciu elektronického obsahu, efektívnu správu podnikových procesov, optimalizáciu schvaľovacích procesov, tímovú spoluprácu a podobne. Alfresco je jedna  z najrýchlejšie sa rozvíjajúcich SW platforiem pre ECM s referenciami po celom svete vo všetkých oblastiach podnikania od malých podnikov  až po veľké korporácie.   
 

Efektívna manipulácia  a archivácia dokumentov


Platforma ponúka všetky kľúčové služby správy dokumentov umožňujúce organizáciám zachytenie, spracovanie, obeh, schvaľovanie a archiváciu  dokumentov v ľubovoľných  podnikových procesoch.
 

 

  • Správa vlastností dokumentov a ich verzií
  • Pravidlá a akcie nad adresármi nastaviteľné používateľmi
  • Silné a rýchle vyhľadávacie nástroje - vyhľadávanie v texte alebo podľa vlastností dokumentov
  • Online náhľad na obsah dokumentov, bez nutnosti stiahnutia dokumentu
  • Management  zložiek (spisov)

 

Efektívna komunikácia vašich pracovných tímov


V súčasnosti sa pracovné tímy rozširujú aj na členov mimo organizačnej štruktúry podniku, obsahujú partnerov, dodávateľov, externých spolupracovníkov a často aj zákazníkov. Riešenie umožňuje spoluprácu pre takto tvorené  tímy pri dodržaní  všetkých definovaných bezpečnostných pravidiel podniku.
 

 

  • Projektová a tímová spolupráca v dedikovaných pracovných priestoroch
  • Wiki stránka, blog, diskusie, kalendár, zoznamy
  • Notifikácie a prehľad aktivít
  • Prístup k informáciám cez WEB ( browser  aj mobilná aplikácia)

 

Efektívna správa vašich procesov


Integrovaný BPM nástroj umožňuje  automatizovať podnikové procesy a šetriť podnikové zdroje.
 

 

  • Workflow management
  • Priradenie úloh aktérom na základe definície procesu
  • Integrácia podnikových procesov
  • Efektívne riadenie zmien procesov

 

Integrácia na vaše systémy


V oblasti integrácií ide o veľmi silnú platformu poskytujúcu štandardné integračné rozhranie CMIS, a ďalšie integračné API (Web Services, REST). Ďalej poskytuje rozhrania CIFS, WebDAV a FTP pre priamy prístup k dokumentom (súborom) v úložisku so zachovaním definovaných bezpečnostných pravidiel, čo umožňuje využiť platformu ako virtuálny súborový systém (napr. ako zdieľaný disk s pridanou hodnotou ). Sú dostupné  konektory pre ďalšie systémy ako je napríklad SAP, MS Exchange, Lotus Notes a MS Office.